Ata de reunião automática a partir da gravação

Passo a passo

1. Avise e peça consentimento

   Antes de começar, diga que a reunião será gravada para gerar a ata e confirme que todos concordam.

2. Grave a reunião

   Deixe o celular no centro da mesa e inicie a gravação no Voicence. Pause nos intervalos.

3. Transcreva

   Escolha o idioma da reunião e toque em transcrever. Com internet, o texto chega em poucos minutos.

4. Revise e renomeie os falantes

   Troque os nomes dos falantes pelos nomes reais e corrija decisões, datas e valores ouvindo os trechos.

5. Exporte o PDF e envie

   Escolha o que entra no PDF e compartilhe com os participantes pelo canal que a equipe usa.

Avise os participantes antes de gravar

Gravar uma reunião sem avisar quebra a confiança e pode trazer problema legal, já que a voz é um dado pessoal. Avise no convite e repita no início: a reunião será gravada, para quê, e quem terá acesso.

Se alguém não concordar, não grave. Nesse caso, faça a ata à mão ou grave só o seu resumo falado no final, com as decisões. Combine também por quanto tempo o áudio será guardado. As gravações ficam no seu aparelho; ao transcrever, o áudio vai ao servidor para ser processado e é apagado em seguida.

Como o resumo vira ata de reunião automática

Depois da transcrição, o resumo já vem em um formato próximo ao de uma ata. Ele não gasta moedas.

• Em resumo: um parágrafo com o essencial da reunião.
• Pontos-chave: o que foi discutido e decidido.
• Itens de ação: as tarefas combinadas, com o responsável por cada uma.
• Tópicos: os assuntos da pauta. Tocando em um deles, você ouve aquele trecho.

O que revisar antes de enviar

O resumo só registra o que foi dito em voz alta. Para os itens de ação saírem completos, feche cada assunto falando quem faz o quê e até quando. Uma frase como a Marina envia a proposta até sexta vira uma tarefa com responsável.

Trate o resultado como rascunho. Confira nomes, prazos e valores, porque a transcrição automática pode errar. Acrescente no campo de anotações o que ficou de fora: lista de presentes, data, local, documentos citados. Esse material não substitui uma ata oficial quando a lei ou o estatuto exigem formalidades, como assinaturas.

Renomear falantes e exportar em PDF

A transcrição separa as falas por pessoa. Renomeie cada falante uma vez, e o texto passa a mostrar quem disse o quê. Isso ajuda a resolver dúvidas depois da reunião.

Na hora de exportar, você escolhe o que entra no PDF: transcrição, resumo e anotações. Para a maioria das equipes, resumo e anotações bastam, e a transcrição completa fica guardada para consulta. Você também pode copiar o texto do resumo e colar em um e-mail ou no chat da equipe.

Reunião online

O app grava pelo microfone do celular. Ele não se conecta ao Zoom, ao Google Meet nem ao Teams, e não grava chamadas telefônicas. Há dois caminhos para transcrever reunião online.

O primeiro é deixar o celular ao lado do alto-falante do computador durante a chamada. Com fone de ouvido, o celular só capta a sua voz. O segundo é gravar pela própria plataforma, com o aviso que ela exibe aos participantes, e depois importar o arquivo em MP4 ou em áudio. No plano grátis, cada áudio transcrito pode ter até 60 minutos.

Perguntas frequentes